Apa sih konsultan ISO itu ?? (bagian 1 dari 2 tulisan)

Hasil gambar untuk consultant

Apa sih konsultan ISO itu ?? menurut tante wiki pengertiannya adalah 

A consultant (from Latin: consultare “to deliberate”) is a professional who provides expert advice[1] in a particular area such as security (electronic or physical), management, education, accountancy, law, human resources, marketing (and public relations), finance, engineering, science or any of many other specialized fields.

A consultant is usually an expert or an experienced professional in a specific field and has a wide knowledge of the subject matter.

Dari bahasa latin : consultare yang artinya “untuk dipertimbangkan”. Seorang profesional yang menyediakan saran ahli dalam area tertentu. Seorang konsultan biasanya seorang yang ahli atau profesional berpengalaman dalam bidang tertentu dan mempunyai pengetahuan yang luas pada area yang tertentu

kalau menurut kamus cambridge maka consultant adalah : 

a company that gives advice on a particular subject; the activity of giving advice on a particular subject

Perusahaan yang memberikan nasihat pada subjek tertentu; kegiatan untuk memberikan nasihat pada area tertentu. 

kalau menurut kkbi maka konsultan adalah : 

ahli yang tugasnya memberi petunjuk, pertimbangan, atau nasihat dalam suatu kegiatan (penelitian, dagang, dan sebagainya)

Jadi konsultasi adalah memberikan advice / nasihat pada bidang tertentu yang diberikan oleh seorang yang dianggap profesional baik karena keahlian maupun karena pengalaman. Konsultan ISO adalah orang yang memberikan nasihat tentang ISO. Bukan yang membuat dokumen ISO. Yang buat dokumen adalah karyawan dari klien / pelanggan / instansi / perusahaan yang membutuhkan sertifikat ISO. 

Meskipun terkadang karena alasan tertentu malah konsultannya yang membuat dokumen ISO. Kalo kejadian seperti ini, akan banyak ruginya. Karena : 

  1. Proses transfer of knowledege / alih pengetahuan tentang ISO dari konsultan ke karyawan perusahaan / instansi tidak berjalan 
  2. Karena no 1 tidak berjalan maka perusahaan tidak dapat menerapkan sistem manajemen ISO yang di kehendaki 
  3. Karena no 1 tidak berjalan maka pada saat audit eksternal, karyawan tidak dapat menjawab pertanyaan auditor yang notabene berasal dari perusahaan yang berbeda dari konsultan. Apalagi auditor mempunyai kode etik sendiri dalam menilai penerapan sistem manajemen di perusahaan sehingga layak diberikan sertifikat ISO

Konsultan adalah profesional yang berwawasan luas terkait area profesionalnya. Sehingga anda dapat bertanya kepada konsultan terkait penerapan ISO di perusahaan serta contoh kasus yang terjadi. Nah yang sulit adalah menjadi konsultan ISO 9001 karena cakupan sistem manajemen mutu sangat luas dan hampir di seluruh area perusahaan terkadang (bahkan sering) ada pertanyaan yang tidak terkait dengan persyaratan ISO 9001 tetap ditanyakan kepada konsultan karena dianggap menjadi bagian dari Sistem Manajemen Mutu.

contoh : pertanyaan terkait kesejahteraan karyawan yang berhubungan dengan tunjangan, upah atau pun fasilitas.  Tak ada persyaratan yang menyinggung soal pendapatan karyawan dalam ISO 9001. Kalau mau di diskusikan maka pintu masuknya hanya persyaratan untuk mematuhi perundang – undangan. Nah klo udah sesuai dengan UMR, konsultan tentunya tidak dapat memberikan nasihat lebih lanjut karena sudah menyangkut kebijakan perusahaan. Ingat !! saya atau teman – teman lain yang berprofesi sama adalah konsultan ISO 9001. Memberikan nasihat bagaimana memenuhi persyaratan ISO 9001 (atau standar lainnya). Tentunya akan diluar batas wewenang bila memberikan nasihat diluar persyaratan ISO 9001 (atau standar lainnya) 

Lalu apa saja yang dikerjakan oleh konsultan ISO dalam perusahaan, detilnya gimana? Secara umum konsultan ISO akan mempunyai metode sbb : 

  1. Pelatihan 
  2. Dokumentasi 
  3. Implementasi 
  4. Audit Internal
  5. Tinjauan Manajemen 
  6. Audit Eksternal

Pelatihan

Pelatihan yang diberikan oleh konsultan adalah bertujuan untuk membuka wawasan serta pengenalan terhadap standar. Pelatihan dibutuhkan oleh konsultan (dan juga karyawan perusahaan) agar pada tahapan berikutnya dapat berkomunikasi dengan mudah karena mempunyai pengertian yang selaras terkait hal – hal yang menjadi tujuan dari standar. Kata “kepuasan pelanggan”, “perlindungan lingkungan”, “kecelakaan kerja” akan dipahami dengan wawasan yang terarah sehingga komunikasi dapat dibangun dengan lebih efektif

Pelatihan dari konsultan pada tahapan ini adalah mengenalkan persyaratan yang ada di standar sekaligus memberikan contoh umum penerapannya di lingkungan perusahaan.

Beberapa konsultan juga memberikan pelatihan “awareness” terkait istilah – istilah baru serta membangun kesadaran akan suatu subjek (mutu, lingkungan atau lainnya). Disini biasanya akan di gugah kesadaran akan pentingnya mutu atau lingkungan atau subject standar yang akan diterapkan 

Ada juga pelatihan dokumentasi sebagai pelatihan tambahan agar nanti peserta dapat mendokumentasikan proses sesuai dengan persyaratan. Pelatihan dokumentasi ini lebih mengarah pada pengenalan struktur dokumen dalam persyaratan ISO serta bagaimana membuat dokumentasi (baca : manual. prosedur, SOP, IK) dengan cara yang baik. 

Dokumentasi

Prinsip dasar untuk membuktikan bahwa kita telah memenuhi persyaratan ISO adalah dengan memberikan bukti tertulis dalam implementasi persyaratan. Dengan demikian bila ada persyaratan yang meminta “metode untuk melaksanakan audit internal” maka implementasi yang dilakukan pada tahap awal adalah membuat prosedur audit internal. 

Apakah cuma sekedar prosedur? Tidak juga. Kita harus membuktikan (sekali algi secara tertulis) bahwa kita melakukan audit internal dengan melaksanakan perencanaan, menanyakan semua persyaratan ISO pada saat audit internal dan kemudian melakukan continuous improvement dalam pelaksanaan audit. Caranya gimana ? Prosedur tersebut bisa ditambahkan Instruksi Kerja sebagai petunjuk lebih lanjut dalam pelaksanaan audit internal, atau menambahkan Formulir / format / form sebagai isian standar dalam melaksanakan proses audit internal sehingga kita dapat membuktikan bahwa pelaksanaan audit internal mulai dari Plan – Do – Check – Action telah berjalan. Dan bukti yang disampikan adalah secara tertulis. 

Implementasi

bagian ini dan selanjutnya diceritain di bagian 2 yah 🙂 

bersambung ke bagian 2 ………….

Leave Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

0Shares
WhatsApp KIRIM PESAN