Klausul 4 ISO 45001:2018 : Konteks Organisasi

Klausul 4 dalam ISO 45001:2018 : Konteks organisasi.

Artinya kita punya hal utama dalam bentuk konteks organisasi yang kemudian dibagi menjadi 4 sub klausul. Secara umum klausul 4 ini sama dengan standar ISO lainnya akan tetapi ada perbedaan kecil yaitu terkait harapan pekerja.  Secara tersirat sebenarnya standar ISO lainnya juga dapat memasukkan harapan pekerja dalam konteks organisasinya. Akan tetapi dalam ISO 45001:2018 ini dibuat secara khusus sehingga menjadi perhatian khusus dalam pelaksanaan Sistem Manajemen yang kita buat nantinya

Coba kita baca dulu soal persyaratan keseluruhan pada tulisan sebelumnya setelah itu yuk kita lihat persyaratan yang diminta oleh ISO 45001:2018 dalam klausul 4 
baca : Dokumentasi & Penerapan ISO 45001:2018

Klausul 4 ISO 45001

4.KONTEKS ORGANISASI
4.1 Memahami organisasi dan konteksnya
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak terkait
4.3 Menentukan lingkup SMK34.4 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Konteks organisasi merupakan persyaratan yang menjadi standar dalam standar ISO terbaru. Bila anda sebelumnya menerapkan OHSAS 18001:2007 tentunya ini menjadi hal yang baru karena tidak ada konteks organisasi di dalam OHSA

4.1 Memahami Organisasi dan konteksnya 

menentukan isu internal dan eksternal yang berhubungan dengan tujuan dan mempengaruhi tercapainya tujuan dari manajemen K3

Isu internal itu dapat berupa hal berikut yang berhubungan dengan: 

• tata kelola, struktur organisasi, peran dan akuntabilitas;
• kebijakan, tujuan dan strategi yang ada untuk mencapainya; 
• kemampuan sumber daya, pengetahuan dan kompetensi (misalnya modal, waktu, sumber daya manusia, proses, sistem dan teknologi); 
• sistem informasi, arus informasi dan proses pengambilan keputusan (baik formal / non formal);
• pengenalan produk baru, bahan, layanan, alat, perangkat lunak, tempat dan peralatan; 
• hubungan pekerja(persepsi dan nilai-nilai); 
• budaya dalam organisasi; 
• standar, pedoman dan model yang diadopsi oleh organisasi; 
• bentuk dan tingkat hubungan kontraktual, termasuk, misalnya, aktivitas yang dialihdayakan;
• pengaturan waktu kerja; 
• kondisi kerja;  
• perubahan sehubungan dengan hal-hal di atas.

Isu eksternal dapat berupa isu – isu yang terkait dengan

• lingkungan budaya, sosial, politik, hukum, keuangan, teknologi, ekonomi dan kondisi alam dan persaingan pasar, baik internasional, nasional, regional maupun lokal;  
• pesaing baru, kontraktor, subkontraktor, pemasok, mitra dan penyedia, teknologi baru, undang-undang baru dan munculnya pekerjaan baru;  
• pengetahuan baru tentang produk dan pengaruhnya terhadap kesehatan dan keselamatan;  
• penggerak utama dan tren yang relevan dengan industri atau sektor yang berdampak pada organisasi;   
• hubungan dengan pihak berkepentingan eksternal(persepsi dan nilai-nilai)
• perubahan sehubungan dengan hal-hal di atas;   

Isu internal dan eksternal bisa positif atau negatif dan mencakup kondisi, karakteristik, atau perubahan keadaan yang dapat memengaruhi sistem manajemen K3.

Dokumentasi klausul 4.1 ISO 45001

Anda dapat membuat tabel untuk mendeskripsikan persyaratan tersebut atau membuat uraian agar memenuhi persyaratan. Tergantung nyamannya anda. Saya pribadi lebih suka membuat tabel sehingga bisa lebih mudah dipahami dan tidak terlalu banyak mengarang indah seperti membuat uraian deskripsi hehehe

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak terkait 

Pihak terkait di definisikan sebagai pihak – pihak yang berhubungan atau bekerjasama dengan perusahaan. Baik secara vertikal maupun horizontal ataupun internal dan eksternal. Pihak terkait dapat kita kategorikan pada hal berikut, kewajiban dalam persyaratan adalah memahami kebutuhan dan harapan dari pihak – pihak tersebut

• otoritas hukum dan peraturan (lokal, regional, negara bagian/provinsi, nasional atau internasional);
• organisasi induk;
• pemasok, kontraktor dan subkontraktor;
• perwakilan pekerja;
• organisasi pekerja (serikat pekerja) dan organisasi pengusaha;
• pemilik, pemegang saham, klien, pengunjung, komunitas lokal dan lingkungan di area organisasi dan masyarakat umum;
• pelanggan, layanan medis dan komunitas lainnya, media, akademisi, asosiasi bisnis dan lembaga swadaya masyarakat (LSM);
• organisasi kesehatan dan keselamatan kerja, organisasi profesi terkait

Klausul 4.1 dan 4.2 di dalam ISO 45001:2018 ini bisa kita bilang sebuah klausul pengenalan umum perusahaan dengan cara yang berbeda bila kita bandingkan sekedar profil perusahaan. Dalam persyaratan ini kita dapat memahami bagaimana interaksi perusahaan dengan dengan pihak – pihak yang bekerja sama dengan perusahaan atau berhubungan langsung atau tidak langsung dengan perusahaan 

Dokumentasi 

Sama dengan dokumentasi yang ada di klausul 4.1, saya pribadi lebih suka dengan menggunakan tabel sehingga langsung terlihat dan memudahkan pemahaman dalam pemenuhan persyaratan. Akan tetapi bila anda lebih suka dengan sebuah tulisan yang mendalam, maka dapat mencoba untuk membuat dalam sebuah deskripsi bagaimana pihak – pihak terkait bekerjasama dengan perusahaan serta kebutuhan dan harapan apa yang mereka inginkan. 

4.3 Ruang Lingkup K3

Menentukan ruang lingkup K3 menjadi sebuah keharusan untuk memberikan batasan atau pun jumlah dokumentasi yang ingin kita buat. Dalam membuat lingkup penerapan Sistem Manajemen K3 setidaknya anda harus mengidentifikasi hal berikut 

1. Lokasi fisik kantor

2. lokasi fisik cabang 

3. lokasi fisik gudang 

4. lokasi fisik produksi 

5. lokasi fisik instalasi 

Memang akan lebih mudah bila ternyata semua area / ruangan yang kita gunakan berada pada satu area. Namun terkadang ada beberapa jenis layanan perusahaan harus terjadi pada lokasi yang berbeda dengan lokasi produksi. Seperti : instalasi listrik, atau pembangunan gedung pada area tertentu ataupun jenis proses layanan lainnya

Tentukan dengan jelas, aktifitas operaisonal perusahaan agar bisa mengidentifikasi risiko K3 yang timbul dari proses perusahaan 

Dokumentasi 

Dokumen uraian tentang lokasi penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan  dapat berupa brief singkat sebagai berikut 

Nama perusahaan : PT TRiP CONSULTANT

Ruang lingkup penerapan : 

• Kantor : Jalan taman lebak bulus Cilandak Jakarta Selatan 
• Workshop : Jl Mawar Bintaro Jakarta Selatan 
• Pelaksanaan sistem manajemen K3 di tempat klien mengikuti aturan yang klien buat

4.4 Sistem Manajemen K3

Anda bisa menggambarkan proses sistem manajemen K3 yang ada di perusahaan pada bagian ini. Ada yang menggunakan bahasa gambar, dengan membuat suatu grafik yang menggambarkan hubungan kerja antar dept serta bagaimana interaksinya dengan dokumen, Ada juga yang menambahkan uraian dalam pelaksanaanny. 

Yang kita harapkan dari persyaratan ini adalah. setelah orang 

• membaca profil perusahaan pada klausul 4.1 dan 4.2 kemudian 
• memperhatikan area mana saja yang menerapkan dalam 4.3 lalu 
• membaca proses dan sistem manajemen pada 4.4 

maka mereka mendapatkan gambaran awal yang utuh bagaimana profil perusahaan anda. Hal ini sangat berguna agar auditor dari badan eksternal, pihak penilai kepatuhan manajemen K3 serta yang lainnya dapat menilai secara benar sesuai dengan proporsi Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik