Konteks Organisasi ISO 14001

Seperti biasa kita menampilkan klausul 4 Konteks Organisasi ISO 14001 : 2015 untuk memulai penjelasan persyaratan dan cara melakukan dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015 yang mana klausul ini mempunyai kemiripan dengan klausul 4 konteks organisasi pada standar ISO yang lainnya

Seperti klausul konteks organisasi standar ISO lainnya maka klausul 4 konteks organisasi pada ISO 14001 : 2015 ini juga berisi 4 bagian yang terdiri dari
– isu internal eksternal
– pihak terkait
– ruang lingkup
– serta sistem manajemen

Yuk kita lihat persyaratan konteks organisasi ISO 14001 : 2015 ini 1-1

Isu internal dan eksternal

The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect its ability to achieve the intended outcomes of its environmental management system. Such issues shall include environmental conditions being affected by or capable of affecting the organization.

clause 4 ISO 14001:2015

Faktor isu internal

Sebagai bagian dari konteks organisasi isu internal menjadi gambaran dari kondisi perusahaan secara umum. Berikut beberapa jenis isu internal yang dapat menjadi ide dalam menampilkan kondisi perusahaan

• struktur dan tata kelola organisasi:
  Sebagai contoh adalah kerangka kerja tata kelola kontraktual dan nasional, seperti registrasi dan pelaporan; tipe struktur organisasi, termasuk struktur hierarki, matrik, flat, berdasarkan proyek; kemitraan ventura dan kontrak jasa; dan hubungan dengan perusahaan induk, peran dan tanggungjawab serta kewenangan;
• penaatan peraturan:
  Misalnya adalah status dan kecenderungan penaatan peraturan yang telah ada;
• kebijakan, sasaran dan strategi:
  Contohnya tujuan, visi, bisnis, sasaran lain dan strategi serta sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapainya;
• kapasitas dan kemampuan:
  Misalnya adalah kapasitas organisasi, kemampuan dan pengetahuan terkait dengan sumber daya dan kompetensi (misal modal, waktu, orang, bahasa, proses, sistem dan teknologi serta perawatannya);
• sistem informasi:
  Sebagai contoh adalah alur informasi dan proses pengambilan keputusan (formal dan informal) dan waktu penyelesaiannya;
• hubungan, persepsi dan nilai dengan pihak berkepentingan internal;
• sistem manajemen dan standar:
  misal kita bisa melihat kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen organisasi yang ada
• model yang diadopsi oleh organisasi,
  misalnya sistem akuntansi dan keuangan, mutu, keselamatan dan kesehatan;
• gaya dan budaya organisasi:
  contohnya adalah bisnis keluarga, perusahaan terbuka atau perseorangan, ataupun gaya manajemen dan kepemimpinan, atau budaya yang terbuka atau tertutup, dan proses pembuatan keputusan;
• kontrak: hubungan antara bentuk, isi dan keluasan kontrak.
  Metode yang dapat digunakan untuk memeriksa hubungan faktor internal yang relevan termasuk pengumpulan informasi terkait dengan sistem manajemen yang ada sebagai pertimbangan di atas, termasuk wawancara dengan personil sebelumnya atau pada saat ini bekerja dibawah kendali organisasi, dan kajian dari komunikasi internal dan eksternal.

Faktor isu eksternal

Bagian yang tidak kalah penting dalam konteks organisasi adalah isu eksternal yang mempengaruhi situasi dan kondisi perusahaan. Anda dapat melengkapi dokumen isu eksternal ini dengan mengambil beberapa kategori berikut

• politik:
  Contohnya adalah tipe sistem politik yang ada, misal demokrasi, diktator, tingkat gangguan politik terhadap perkembangan bisnis, kesediaan politisi untuk menjalankan kekuasaan secara efektif;
• ekonomi:
  Untuk contohnya adalah ketersediaan utilitas, seperti minyak, gas dan air, infrastruktur dan transportasi, termasuk perumahan, jalan, rel, pelabuhan laut dan bandara yang sesuai dengan kondisi perusahaan
• keuangan:
  Misalnya adalah mengenal sistem keuangan, ketersediaan dan akses ke sumber keuangan;
• persaingan:
  organisasi setempat lainnya yang memiliki kesamaan tujuan dan konsep yang dapat diadopsi untuk mempertahankan posisi persaingan jika diperlukan, misal keberlanjutan, eco-design dan ekolabel;
• manajemen rantai pasok:
  Sebagai pertimbangan misalnya adalah ketersediaan pemasok, kapasitas dan kemampuan, tingkat teknologi dan persyaratan pelanggan;
• sosial:
  Untuk menjadi masukan bisa dari nilai etnik, isu gender, penyuapan dan korupsi, ketersediaan tenaga kerja, akses pendidikan dan fasilitas kesehatan, tingkat pendidikan tenaga kerja dan tingkat kegiatan kriminal;
• budaya:
  Misalnya bila terdapat makam masyarakat adat atau situs suci, bangunan/properti cagar budaya, ketersediaan sumber daya tertentu, seperti tanaman herbal/obat, bahan kerajinan, makanan yang digunakan dalam konteks budaya untuk keperluan upacara, sistem agama dan nilai-nilai estetika;
• pasar dan permintaan publik:
  kecenderungan pasar pada saat ini dan akan datang untuk barang dan jasa, termasuk efisiensi energi dan sumber daya;
• teknologi:
  Kita bisa menilai dan mengevaluasi tentang ketersediaan dan akses teknologi yang relevan untuk organisasi;
• legislasi:
  Kita dapat menetapkan kerangka kerja legislasi di lokasi oganisasi beroperasi;

Pihak terkait

Persyaratan kedua dari konteks organisasi adalah tentang interested party / pihak yang relevan atau terkait

The organization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the environmental management system;
b) the relevant needs and expectations (i.e. requirements) of these interested parties;
c) which of these needs and expectations become its compliance obligations

clause 4 ISO 14001:2015

Organisasi mendapatkan pemahaman umum (yaitu skala makro, tidak rinci) tentang kebutuhan dan harapan yang disampaikan oleh pihak berkepentingan internal dan eksternal, yang telah ditentukan oleh organisasi menjadi relevan, sehingga pengetahuan yang diperoleh dapat dipertimbangkan ketika menentukan kewajiban penaatannya.

Lingkup ISO 14001

Persyaratan ketida klausul 4 konteks organisasi adalah menentukan ruang lingkup dari sistem manajemen ISO 14001 yang anda terapkan

When determining this scope, the organization shall consider:
a) the external and internal issues referred to in 4.1;
b) the compliance obligations referred to in 4.2;
c) its organizational units, functions and physical boundaries;
d) its activities, products and services;
e) its authority and ability to exercise control and influence

clause 4 ISO 14001:2015

Lingkup adalah suatu hal yang spesifik untuk setiap organisasi dan tentunya setiap organisasi bertanggungjawab untuk mengidentifikasi masukan yang berasal dari pemahaman tentang isu internal dan eksternal yang sesuai 4.1 dan 4.2. Penentuan lingkup juga mencakup batas fisik untuk satu atau lebih lokasi, dan rentang pengendalian dan pengaruh organisasi dengan mempertimbangkan perspektif daur hidup. Lingkup ini dimaksudkan untuk memperjelas batas fisik, fungsional dan organisasi yang menerapkan sistem manajemen lingkungan

contoh lingkup

• manufaktur mesin dan suku cadang untuk mesin pembakaran di tapak A (batas geografis); atau
• pemasaran, desain dan pelaksanaan pelatihan online ditujukan bagi individu dan organisasi (batas fungsional)

Sistem Manajemen

The organization shall consider the knowledge gained in 4.1 and 4.2 when establishing and maintaining the environmental management system

clause 4 ISO 14001:2015

Bagian terakhir dari konteks organisasi adalah persyaratan sub klausul untuk membuat sistem manajemen. Secara umum persyaratan ini biasanya digambarkan dalam bentuk proses bisnis yang menyatakan keterkaitan sistem manajemen lingkungan pada setiap proses yang ada di perusahaan

• hasil yang diharapkan atau sasaran lingkungan dari sistem manajemen lingkungan ke dalam visi atau strategi organisasi (secara implisit maupun eksplisit) misalnya terkait dengan inovasi dan daya saing;
• komitmen kebijakan lingkungan ke dalam tata kelola organisasi sehingga tertulis dalam dokumen resmi perusahaan
• tanggung jawab sistem manajemen lingkungan kedalam deskripsi pekerjaan hingga adanya jabatan tertentu yang mengelola lingkungan
• indikator kinerja lingkungan kedalam sistem kinerja bisnis organisasi, yang dapat termasuk penilaian departemen atau karyawan, misalnya memasukkan indikator kinerja utama (KPI) lingkungan;
• Laporan kinerja lingkungan dalam laporan eksternal misalnya adalah laporan keuangan atau laporan berkelanjutan
• proses untuk menentukan aspek lingkungan penting dan risiko dan peluang lain yang mempengaruhi sistem manajemen lingkungan ke dalam standar proses manajemen risiko bisnis;
• kriteria lingkungan dalam perencanaan proses bisnis, desain produk atau jasa hingga proses pengadaan
• komunikasi lingkungan ke dalam komunikasi bisnis, proses dan saluran dalam operasional perusahaan

Dokumentasi Konteks Organisasi ISO 14001

Jadi dokumen apa yang kita butuhkan dalam pemenuhan persyaratan ini ? Setidaknya kita mempunyai dokumentasi dalam beberapa hal berikut

1. Membuat dokumen isu internal dan eksternal yang berhubungan dengan konteks organisasi ISO 14001 di perusahaan
2. Lalu kita menetapkan pihak – pihak terkait dengan operasional ISO 14001 Perusahaan dalam sebuah dokumen
3. Kemudian menguraikan lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2015
4. setelah itu menggambarkan atau atau menguraikan pola kerja proses sistem manajemen untuk penerapan ISO 14001:2015

Kira – kira sperti itu gambaran konteks organisasi dalam ISO 14001 : 2015. Anda dapat membaca tentang konteks organisasi pada standar ISO lain pada web ini atau blog kami. Silahkan hubungi kami bila anda membutuhkan jasa konsultan untuk membantu penerapan serta sertfikat ISO 14001 : 2015