Klausul 5 ISO 45001:2018 berbicara tentang Kepemimpinan dan partisipasi pekerja. Sedikit berbeda dengan standar ISO lainnya yang cuma menulis KEPEMIMPINAN. Dalam standar ISO 45001:2018 ini kontribusi pekerja sebagai bagian dari perusahaan memang sangat istimewa.
OK mari kita lihat persyaratan yang menjadi kebutuhan dalam ISO 45001:2018 di klausul 5 : kepemimpinan dan partisipasi pekerja. Kita ambil dari tulisan terdahulu dan kita paste sehingga persyaratannya adalah sbb
5.KEPEMIMPINAN DAN PARTISIPASI PEKERJA
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
5.2 Kebijakan
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi
5.4 Konsultasi dan partisipasi pekerja
baca : Dokumentasi dan Penerapan Manajemen K3 ISO 45001:2018
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
Kepemimpinan dan komitmen dari manajemen puncak organisasi, termasuk kesadaran, daya tanggap, dukungan aktif dan umpan balik, sangat penting untuk keberhasilan sistem manajemen K3 dan pencapaian hasil yang kita inginkan; oleh karena itu, manajemen puncak memiliki tanggung jawab khusus yang perlu mereka libatkan secara pribadi atau yang perlu mereka arahkan.
Cara penting manajemen puncak menunjukkan kepemimpinan adalah dengan mendorong pekerja untuk melaporkan insiden, bahaya, risiko, dan peluang dan dengan melindungi pekerja dari tindakan balasan, seperti ancaman pemecatan atau tindakan disipliner.
Dalam persyaratan ini bisa kita bilang tidak ada dokumentasi yang spesifik yang menjadi persyaratan. Yang kita perlukan adalah apakah ada bukti telah ada atau belum. Nah pembuktiannya nanti tersebar di berbagai persyaratan lain
Persyaratan dan contohnya
a) mengambil tanggung jawab dan akuntabilitas keseluruhan untuk pencegahan cedera terkait pekerjaan dan kesehatan, serta penyediaan tempat kerja dan kegiatan yang aman dan sehat;
b) memastikan bahwa Pimpinan menetapkan kebijakan K3 dan tujuan K3 terkait dan kompatibel dengan arah strategis organisasi;
c) memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen K3 ke dalam proses bisnis organisasi;
d) memastikan bahwa sumber daya yang perusahaan perlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3 tersedia;
e) mengkomunikasikan pentingnya manajemen K3 yang efektif dan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen K3;
f) memastikan bahwa sistem manajemen K3 mencapai hasil yang kita inginkan;
g) mengarahkan dan mendukung orang untuk berkontribusi pada efektivitas sistem manajemen K3;
h) memastikan dan mempromosikan perbaikan berkelanjutan;
i) mendukung peran manajemen lain yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinan mereka yang berlaku untuk bidang tanggung jawab mereka;
j) mengembangkan, memimpin dan mempromosikan budaya dalam organisasi yang mendukung hasil yang kita inginkan dari sistem manajemen K3;
k) melindungi pekerja dari pembalasan ketika melaporkan insiden, bahaya, risiko dan peluang;
l) memastikan organisasi menetapkan dan menerapkan proses untuk konsultasi dan partisipasi pekerja
Kita ambil huruf a)
a) mengambil tanggung jawab dan akuntabilitas keseluruhan untuk pencegahan cedera terkait pekerjaan dan kesehatan, serta penyediaan tempat kerja dan kegiatan yang aman dan sehat;
Bagaimana caranya membuktikan bahwa top management melakukan hal permintaan tersebut?? Banyak cara untuk membuktikan baik dari sisi dokumentasi ataupun pelaksanaan
- Menanda tangani dokumen yang berdampak langsung ke seluruh pekerja misal : persyaratan klausul 5.2 tentang kebijakan K3 (contoh dokumentasi)
- menanda tangani dan menyetujui hasil dari klausul 9.3 tinjauan manajemen (dokumentasi)
- menghadiri tinjauan manajemen (contoh pelaksanaan)
- dll
Jadi, pada klausul 5.1 ini, pembuktian apakah manajemen melakukan proses kepemimpinan ISO 45001:2018, biasanya ada dalam persyaratan klausul lain yang memang melibatkan tindakan manajemen puncak.
Dokumentasi
Tidak ada dokumentasi khusus
5.2 Kebijakan
Kebijakan K3 adalah seperangkat prinsip perusahaan dalam sebuah komitmen di mana manajemen puncak menguraikan arah jangka panjang organisasi untuk mendukung dan terus meningkatkan kinerja K3 dengan demikian Kebijakan K3 memberikan arahan keseluruhan, serta kerangka kerja bagi organisasi untuk menetapkan tujuannya dan mengambil tindakan untuk mencapai hasil yang perusahaa inginkan dari sistem manajemen K3.
Komitmen ini kemudian tercermin dalam proses organisasi untuk memastikan sistem manajemen K3 yang kuat, kredibel, dan andal.
Dokumentasi
Buat dokumen kebijakan K3 yang memeenuhi persyaratan yang ada di klausul. Persyaratannya apa aja ? coba perhatikan
a) mencakup komitmen untuk menyediakan kondisi kerja yang aman dan sehat untuk pencegahan cedera terkait pekerjaan dan kesehatan yang buruk dan sesuai dengan tujuan, ukuran dan konteks organisasi dan dengan sifat spesifik dari risiko K3 dan peluang K3;
1. ada pernyataan yang menyangkut komitmen penyediaan kondisi kerja yang aman
b) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan tujuan K3;
2. menyediakan tujuan akhir untuk penerapan K3
c) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan hukum dan persyaratan lainnya;
3. ada pernyataan memenuhi peraturan dan syarat lainnya
d) mencakup komitmen untuk menghilangkan bahaya dan mengurangi risiko K3
4. pernyataan mengurangi dan menghilangkan risiko K3
e) mencakup komitmen untuk perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen K3;
5. pernyataan melakukan perbaikan berkelanjutan
f) mencakup komitmen untuk konsultasi dan partisipasi pekerja
6. pernyataan komitmen konsultasi dan partisipasi pekerja
Dengan demikian silahkan buat sebuah dokumen Kebijakan K3 yang nanti akan
— tersedia sebagai informasi terdokumentasi;
— dikomunikasikan dalam organisasi;
— tersedia bagi pihak yang berkepentingan,
— relevan dan sesuai.
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi
Sementara manajemen puncak memiliki tanggung jawab dan wewenang keseluruhan untuk sistem manajemen K3, setiap orang di tempat kerja perlu mempertimbangkan tidak hanya kesehatan dan keselamatan mereka sendiri, tetapi juga kesehatan dan keselamatan orang lain.
Manajemen puncak yang akuntabel berarti bertanggung jawab atas keputusan dan kegiatan kepada badan pengatur organisasi, otoritas hukum dan, lebih luas lagi, pihak-pihak yang berkepentingan sehingga ini berarti memiliki tanggung jawab tertinggi dan berhubungan dengan orang yang bertanggung jawab jika sesuatu tidak dilakukan, tidak dilakukan dengan benar, tidak bekerja atau gagal mencapai tujuannya.
Pekerja harus aktif untuk melaporkan tentang situasi berbahaya sehingga tindakan untuk mengatasi bahaya dapat terlaksana. Mereka dapat melaporkan kekhawatiran kepada otoritas yang bertanggung jawab sesuai kebutuhan, tanpa ancaman pemecatan, tindakan disipliner atau pembalasan serupa lainnya.
Dokumentasi
Dalam persyaratan ini setidaknya ada 2 cara dalam mendokumentasikan. Terserah anda bagaimana melakukannya
cara 1
menambahkan tanggung jawab terkait K3 pada jabatan yang sudah ada, atau
cara 2
menambahkan posisi penanggung jawab K3 pada struktur organisasi termasuk tanggung jawab sesuai kebutuhan serta kompetensi sesuai klausul 7.2
karena banyaknya hal yang menjadi tanggung jawab baik dari sisi administrasi ataupun dari pelaksanaan makanya pada umumnya perusahaan mempekerjakan orang yang khusus mengelola K3. Apalagi bila sudah menyangkut peraturan, nanti ada beberapa peraturan yang memang membutuhkan personil khusus dalam pelaksanaan.
5.4 Konsultasi dan partisipasi pekerja
Persyaratan Konsultasi dan partisipasi pekerja dan atau perwakilan pekerja pada klausul kepemimpinan ISO 45001:2018 ini adalah kelebihan dari standar ISO ini. Konsultasi dan partisipasi pekerja dapat menjadi faktor kunci keberhasilan sistem manajemen K3 dan harus didorong melalui proses yang ditetapkan oleh organisasi.
Konsultasi menyiratkan komunikasi dua arah yang melibatkan dialog dan pertukaran maka proses konsultasi melibatkan penyediaan informasi yang tepat waktu yang sesuai keperluan pekerja, untuk memberikan umpan balik yang terinformasi untuk menjadi pertimbangan oleh organisasi sebelum membuat keputusan.
Partisipasi memungkinkan pekerja untuk berkontribusi pada proses pengambilan keputusan tentang ukuran kinerja K3 dan perubahan yang sesuai harapaqn.
Umpan balik pada sistem manajemen K3 bergantung pada partisipasi pekerja sehingga organisasi harus memastikan pekerja di semua tingkatan didorong untuk melaporkan situasi berbahaya, sehingga tindakan pencegahan dapat dilakukan dan tindakan korektif dapat diambil.
Penerimaan saran akan lebih efektif jika pekerja tidak takut akan ancaman pemecatan, tindakan disipliner atau pembalasan semacam itu saat membuatnya.
Dokumentasi
Anda harus membuat sebuah prosedur konsultasi yang memuat
- mekanisme, waktu, pelatihan, dan sumber daya yang diperlukan
- akses tepat waktu ke informasi yang jelas
- menentukan dan menghilangkan hambatan partisipasi dan konsultasi
Apa saja yang dapat kita komunikasikan dan konsultasikan? perhatikan hal sbb :
- kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan (klausul 4.2);
- kebijakan K3 (klausul 5.2);
- peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi(klausul 5.3);
- persyaratan hukum dan persyaratan lainnya (klausul 6.1.3);
- Sasaran / tujuan K3 (klausul 6.2);
- Pengendalian untuk outsourcing, pengadaan dan kontraktor (klausul 8.1.4)
- apa yang perlu dipantau, diukur dan dievaluasi (klausul 9.1);
- perencanaan, penetapan, penerapan dan pemeliharaan program audit (klausul 9.2.2);
- memastikan perbaikan berkelanjutan (klausul 10.3);
Selain komunikasi dan konsultasi, anda wajib juga untuk memastikan partisipasi karyawan dalam hal berikut :
- mekanisme konsultasi dan partisipasi ;
- mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko dan peluang (klausul 6.1.1 dan 6.1.2);
- menentukan tindakan untuk menghilangkan bahaya dan mengurangi risiko K3 (klausul 6.1.4);
- menentukan persyaratan kompetensi, kebutuhan pelatihan, pelatihan dan evaluasi
pelatihan (klausul 7.2); - menentukan apa yang perlu dikomunikasikan dan bagaimana hal ini akan dilakukan (klausul 7.4);
- menentukan tindakan pengendalian dan penerapan serta penggunaannya yang efektif (klausul 8.1,
8.1.3 dan 8.2); - menyelidiki insiden dan ketidaksesuaian dan menentukan tindakan korektif (lihat 10.2).
Proses – proses pada klausul diatas harus dibuktikan telah mempunyai dokumentasi yang cukup termasuk catatan atas komunikasinya agar pelaksanaan pemenuhan telah dapat dipenuhi. Bisa dibilang bahwa klausul ini menjadi induk dari klausul – klausul dalam upaya pelibatan karyawan dalam melakukan manajemen K3 di perusahaan sehingga memenuhi klausul kepemimpinan ISO 45001:2018
Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik WhatsApp kami
