Pada bagian 2 dari Klausul 8 ISO 45001:2018 berbicara tentang tanggap darurat bila terjadi bencana. Jadi pada bagian 1 kita membahas kondisi normal pada operasional ISO 45001 perusahaan terkait K3 maka bagian keduanya kita membahas kondisi abnormal / bencana.
baca : Klausul 8 ISO 45001:2018 : Operasional (1 dari 2)
Sebenarnya persiapan kondisi darurat pertama kali menjadi gagasan Sistem Manajemen K3. Baik dalam peraturan K3 lokasi yang berbasis negara atau pun manajemen K3 yang berbasis perusahaan atau pun yang berbasis sistem manajemen K3 internasional seperti OHSAS.
Namun seperti yang kita ketahui bersama, proses tanggap darurat sekarang ada hampir di setiap standar ISO. Bahkan kita mengenal ISO 22301:2019 sebuah standar business continuity management yang merupakan proses tanggap darurat di perusahaan dengan situasi bisnis yang semakin cepat seperti sekarang.
Persyaratan Klausul 8.2 ISO 45001:2018
a) menetapkan tanggapan terencana terhadap situasi darurat, termasuk pemberian pertolongan pertama;
b) memberikan pelatihan untuk respon yang kita rencanakan;
c) secara berkala menguji dan melatih kemampuan respon yang kita rencanakan;
d) mengevaluasi kinerja dan, jika perlu, merevisi respons yang kita rencanakan, termasuk setelah pengujian dan, khususnya, setelah terjadinya situasi darurat;
e) mengkomunikasikan dan memberikan informasi yang relevan kepada semua pekerja tentang tugas dan tanggung jawab mereka;
f) mengkomunikasikan informasi yang relevan kepada kontraktor, pengunjung, layanan tanggap darurat, otoritas pemerintah dan, sebagaimana mestinya, masyarakat lokal;
g) mempertimbangkan kebutuhan dan kemampuan semua pihak terkait dan berkepentingan dan memastikan keterlibatan mereka
Jadi apa yang harus kita lakukan untuk memenuhi persyaratan operasional ISO 45001 bila terjadi kondisi abnormal? mari kita lihat 1-1 dari persyaratannya
a. rencana tanggap darurat
Pada persyaratan ini kita wajib untuk merencanakan tanggap darurat yang harus kita lakukan termasuk kemungkinan pertolongan pertama yang dapat segera kita berikan dengan demikian kita harus menentukan
– Identifikasi kondisi darurat yang mungkin terjadi
Identifikasi dengan baik kondisi darurat yang mungkin terjadi berdasarkan analisa risiko pada klausul 6.1.1 dan 6.1.2 yang sudah kita buat. Bencana kebakaran? banjir? pandemi covid 19? boat yang tenggelam? silahkan tentukan kondisi apa yang mungkin terjadi tergantung operasional dan analisa risiko tersebut
baca : klausul 6.1 Perencanaan
– identifikasi pertolongan pertama
Atas kondisi tersebut, tentukan pertolongan pertama yang mungkin kita lakukan sehingga kemudian kita menyiapkan peralatan yang memadai untuk melakukan pertolongan pertama. Misal : anda mengidentifikasi bencana kebakaran, tentunya anda bisa menetapkan pertolongan pertamanya dengan memastikan terdapat APAR, atau alat pemadam lainnya hingga mobil pemadam kebakaran. Tidak lupa anda memastikan kebutuhan P3K agar mengurangi parahnya risiko bila terdapat korban
Coba anda bayangkan bila kondisi daruratnya adalah “banjir” 😎
b. Pelatihan dan simulasi untuk respons
Untuk memastikan bahwa kita melakukan apa yang harus kita lakukan pada saat bahaya serta mengurangi risiko kepanikan pada saat bencana maka respons terhadap bahaya harus menjadi pengetahuan bagi karyawan, Disitulah kita melakukan simulasi tanggap darurat sesuai dengan skenario bahaya yang telah kita tetapkan pada langkah a diatas
Yang anda butuhkan pada kondisi ini adalah sebuah skenario yang detil termasuk penggunaan peralatan serta kebutuhan waktu pada setiap langkah yang anda buat pada skenario bencana tersebut. Kemudian merencanakan pelatihan tersebut minimal 1x dalam setahun atau pun membuat simulasi sesuai kebutuhan
c. Evaluasi kinerja
Setelah anda membuat simulasi anda harus melakukan evaluasi terhadap simulasi tersebut. Evaluasi dapat kita lihat dari banyak hal, Dari sisi komunikasi antar personil, atau penanganan korban atau hal lain yang anda anggap penting termasuk manajemen waktu yang kita alokasikan versus kenyataan yang ada pada lapangam.
d. komunikasi internal dan eksternal
Untuk memastikan tanggung jawab dari masing – masing personil yang terlibat maka anda harus mendeskripsikan tugas dan tanggung jawab personil tertentu dalam kondisi bencana. Dengan kondisi demikian sangat disarankan anda membuat sebuah tim tanggap darurat yang dapat di sesuaikan dengan kondisi organisasi perusahaan. Misalnya perusahaan dengan jumlah karyawan banyak atau jalur koordinasi berjenjang maka dapat dibuat tim yang besar yang terdiri dari tim2 kecil untuk memastikan personil terlibat berada pada posisi tertentu bila terjadi bencana.
Pada situasi kondisi bencana kita tidak dapat menghindari keterlibatan banyak pihak dalam operasional ISO 45001 perusahaan . Untuk itu sangat penting agar anda melakukan tindakan yang sesuai keperluan pada beberapa pihak seperti kontraktor yang sedang bekerja di lokasi atau masyarakat sekitar atau pemerintah daerah terkecil seperti lurah / rt / rw. Ini kita lakukan untuk mengkoordinasikan hal yang perlu mereka lakukan untuk membantu kita
Untuk itu sangat penting agar anda melakukan tindakan yang sesuai keperluan pada beberapa pihak seperti kontraktor yang sedang bekerja di lokasi atau masyarakat sekitar atau pemerintah daerah terkecil seperti lurah / rt / rw. Ini kita lakukan untuk mengkoordinasikan hal yang perlu mereka lakukan untuk membantu kita untuk memastikan operasional ISO 45001 perusahaan
Atau setidaknya anda dapat mengidentifikasi nomor telp layanan umum untuk membantu kelancaran proses darurat tersebut. Seperti no telp rumah sakit yang bekerjasama dengan perusahaan, atau no telp basarnas daerah / nasional atau pun no kepolisian dan pemadan kebakaran.
Oh ya, jangan lupa selalu siapkan personil yang memberikan keterangan resmi atas kondisi darurat. Untuk memenuhi persyaratan huruf f dan huruf g pada paragraf pertama
e. interested party / pihak terkait
Tentunya anda harus mempertimbangkan dalam banyak hal terkait pelibatan pihak-pihak dari luar perusahaan. Ini membutuhkan kebijakan perusahaan apakah perusahaan akan melibatkan atau menganggap ini kondisi yang menjadi tanggung jawab perusahaan bila terjadi bencana.
Untuk bencana alam yang berdampak meluas seperti kebakaran dengan area yang luas atau banjir atau gempa, biasanya keterlibatan perusahaan cenderung menjadi bagian dari CSR perusahaan untuk membantu warga sekitar.
Dokumentasi
Dari persyaratan maka kita dapat memastikan dokumentasi yang kita perlukan dalam memenuhi klausul 8.2 ISO 45001:2018 ini setidaknya adalah membuat SOP tanggap darurat dengan memastikan informasi berikut ini ada dalam SOP tsb
1. Identifikasi kondisi darurat serta skenario penanggulangannya / tahapan dan proses kondisi darurat
2. Kebutuhan peralatan safety dan P3K
3. Kebutuhan denah dan jalur darurat serta rambu petunjuk
4. Tim tanggap darurat dan tugasnya
5. Pelatihan dan atau simulasi atas skenario darurat
6. Hasil simulasi serta evaluasinya
7. Data komunikasi dengan eksternal, minimal ada no telp darurat yang bs segera membantu bila terjadi kondisi darurat
Lumayan banyak yah. Apalagi bila kita memperhatikan salah satu tujuannya simulasi tanggap daraurat adalah memastikan kesiapan personil dan peralatan dalam menghadapi kondisi darurat. Maka pertanyaan soal darurat bisa berkembang kepada dokumentasi pemeliharaan peralatan.
Dengan pertanyaan tentang pemeliharaan alat ini maka anda perlu membuktikan beberapa hal yang menjadi bukti pemeliharaan seperti;
– Rekaman penggantian / isi ulang APAR dan alat pemadam lain yang ada (selang pemadam, sumber daya air, jenis pemadam mobile lainnya)
– catatan / rekaman pemeriksaan instalasi kebakaran, seperti alarm, hydrant, fire extinghuiser dll)
– rekaman pemeriksaan alat2 banjir, spt perahu karet, tabung oksigen,
– bukti rekaman pemeliharaan alat – alat lain yang ada termasuk tangga darurat
Tetapi yang selalu jadi temuan pada kondisi darurat ini adalah hasil evaluasi dari simulasi darurat. Temuan biasanya terkait dengan analisa yang dilakukan, atau tindak lanjut / usulan dari tanggap darurat atau pelaksanaan dari usulan hasil tanggap darurat
Kira-kira seperti itu gambaran tanggap darurat, tentunya setiap kondisi daurat yang berbeda mempunyai skenario, alat dan personil dengan kualifikasi tertentu agar memastikan kondisi darurat dapat dilalui dengan baik
Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi dan sertifikasi ISO 45001:2018 di perusahaan anda dengan klik WhatsApp kami
